Грамотное мероприятие: факторы успеха

Чтобы мероприятие прошло успешно, важно обращать внимание на множество деталей. Айжана Байманкулова, директор по работе с клиентами Brooke Communications, поделилась в своей колонке основными блоками чек-листа, который позволяет оптимизировать время сотрудников и при этом обеспечить высокие стандарты агентства при подготовке event-проекта любого масштаба.

1. Питание гостей

Это один из основных блоков любого мероприятия: кейтеринг решает задачу не только питания, он может стать продолжением концепции проекта, интерактивом для гостей и т. д.

Поговорим об основах организации питания гостей на проекте. Работу с кейтеринговой компанией необходимо строить правильно уже на этапе запроса, формируя бриф, где указаны формат питания, пожелания по меню, количество гостей, дата и место. Однако этого недостаточно, чтобы получить полное коммерческое предложение. Необходимо запросить граммаж и литраж на человека. Эта информация позволит понять, останутся ли гости «голодными», или по итогам мероприятия мы выбросим часть еды. Важно разобраться, как будут сервировать блюда. Если ваш праздник предполагает одноразовую посуду, то правильный запрос с акцентом на сервировку позволит не только убедиться в эстетичности подачи, но и правильно рассчитать клининг и объем мусора, который необходимо вывезти.

Event-индустрия в России

Вопрос о персонале будет нелишним, начиная от его количества и заканчивая униформой и проведением кастинга официантов, где вы убедитесь, что с гостями будут работать профессиональные и этичные люди. Для нас немаловажным является вопрос юридического оформления сделки по питанию, проведение дегустации для нашего клиента, технических требований для работы кейтеринга и соблюдения гигиенических правил, согласно нормам, разработанным в агентстве. Уже после выбора подрядчика мы совместно прорабатываем такой вопрос логистики гостей.

Мы организуем мероприятия для Яндекса на 3000 — 8000 человек. Благодаря продуманной логистике, очереди на питание на мероприятиях нам удалось сократить для этого клиента до 20–30 секунд против 23 минут в среднем до нашего сотрудничества.

2. Безопасность

Бизнес в кризис: как продать машину и открыть event-агентство

Наш опыт показывает, что проработка безопасности проекта — зачастую наша инициатива, нежели жесткое требование клиента. Подразумевается, что проект пройдет без накладок в плане безопасности гостей, однако как точно ее обеспечить — задаются этим вопросом далеко не все. Речь идет не только о правильном расчете постов охраны и брифе ЧОПа. Тут и пожарная безопасность, которую необходимо продумывать с учетом схем пожарной эвакуации совместно с ответственными лицами от площадки, а также наличие противопожарных пунктов, если ваше мероприятие подразумевает, например, приготовление пищи на открытом огне. Дежурство скорой — вещь часто встречающаяся, но, по нашему опыту, необходимо четко понимать, в каких конкретно ситуациях нам может понадобиться медицинская помощь.

Например, на одном из летних проектов 2017 года нашего агенства, мы проводили семейный праздник в Парке им. Горького для Российской Федерации Акробатического Рок-н-ролла. Активности были предусмотрены для родителей и детей самого разного возраста, поэтому агентством было предусмотрено дежурство скорой с педиатором и детской аптечкой.

Также есть специфические нормы, касающиеся тех активностей, которые мы организуем в рамках наших мероприятий.

Летом 2017 года, мы организовывали Family Day для одного из крупнейших игроков IT-рынка. В брифе была поставлена задача организации купания. Зона купания была нами продумана и создана с учетом требований МЧС по организации мест общественного купания, с ограждением буями, дежурством и правильным оснащением спасательного пункта и т. д.

3. Энергетика

Этот пункт часто оставляют без внимания. Ошибки, на наш взгляд, связаны с тем, что менеджеры проекта редко бывают компетентны не только в основных законах физики, но и в простых вопросах безопасности. Схема электротехнического подключения и расчет электричества, в том числе и с правильным техническим заданием по подключению, — обязательный документ для любого даже самого маленького проекта. Закрытие проводов и щитков — залог безопасности гостей и организаторов на проекте. Сотрудничество с профессиональным электриком — возможность продумать детали и не беспокоиться о том, что из-за включенного чайника в гримерке у вас отключится сцена. Конечно, предусмотрительная проработка закрытия генераторов, с точки зрения эстетики и шумоизоляции, — также важный сигнал, что вы работаете с профессионалами.

4. Клининг

Еще одна «лакмусовая бумажка» для теста на профессионализм. Площадка должна быть чистой на всех этапах подготовки, во время мероприятия и демонтажа. Это касается не только центральной зоны, туалетов, столов с едой, мусорных баков для гостей, но и технических зон для кейтеринга, гримерок, бэкстейджа. Недостаточно спросить, а есть ли клининг на площадке. Важно узнать, кто его осуществляет, какое количество персонала задействовано, как этот персонал одет, какие расходные материалы необходимо предусмотреть. Если вы работаете с подрядчиками, которые используют упаковочные материалы, или ваше питание предусматривает одноразовую объемную посуду, — готовьте большие баки для мусора. Иначе это вопрос будет очень сложно решить в процессе монтажа, самого мероприятия или демонтажа.

Хорошим примером, служит большое мероприятие на 4000 гостей в прошлом году, для которого мы привели в порядок заброшенную территорию подмосковного пансионата. Над подготовкой работали несколько десятков специалистов, которые смогли сделать из заброшенной территории потрясающую лесную площадку, где мы воплотили красочную ярмарку с абсолютно разным ландшафтом.

В следующей колонке разберем еще несколько блоков подготовки проекта, где детали играют важную роль.