Как самостоятельно описать бизнес-процессы

Для компании процесс описания бизнес-процессов — это начало работы по оптимизации деятельности и объективная оценка существующей ситуации. Как сделать это самостоятельно, рассказала в своей колонке Александра Брусникина, основатель и генеральный директор компании «Второй план».

С чего начать

Чтобы подойти к самим процессам, нужно сначала обратиться к целям компании и спуститься к организационной структуре. Распределение основных узлов управления помогает передать ответственность и делегировать обязанности, что в разы упрощает жизнь собственникам компании.

Бизнес-опыт: как перестать платить сотрудникам за лайки

Все изменения происходят для чего-то, поэтому еще одним существенным, а точнее сказать первым шагом к началу такого внутреннего проекта, станет определение цели и задач будущих работ. И только затем стоит переходить к процессам.

У каждого процесса должна быть голова, потому закрепление ответственных, если их не было, — обязательная процедура.

Виды бизнес-процессов

Вариантов классификации видов бизнес-процессов множество. В малом бизнесе я советую делить бизнес-процессы на три вида: операционные, управляющие и поддерживающие.

— К операционным относится все, что мы делаем регулярно. Это основа жизнедеятельности нашей компании — клиенты, маркетинг, производство (товаров и услуг), снабжение (делопроизводство, логистика), администрирование (АХД, поиск и подбор кадров).

— Управляющие процессы: стратегическое управление, управление кадрами (адаптация, обучение и развитие), управление производством, управление финансами, функция контроля и анализ эффективности.

— Поддерживающие — это взаимоотношения с подрядчиками по обслуживанию ваших ресурсов и запросов по мере необходимости в компании (программист, бухгалтер, дизайнер, прочие партнеры компании).

Как описать процессы

Сама механика по описанию бизнес-процессов выглядит так:

1. Разделите все ваши направления на 3 рукава по типам. Для визуализации лучше использовать сервисы для создания карт.

2. Определите наиболее значимые — те, которые приносят деньги, или без чего нельзя выполнить работы по производству продуктов компании. В основном это все операционные процессы, и я бы еще добавила стратегию из управляющих для первоначального изучения и формализации.

3. Берите направления поочередно и делите его на шаги.

Пример

У вас компания занимается тем, что сдает в аренду ряд помещений в ТЦ под проведения развлекательных мероприятий. Администратор центра 3 раза в неделю занимается поиском и привлечением новых компаний, для постоянной загрузки существующих площадей. Действие носит повторяющийся характер, поэтому мы выделяем его в процесс и разбиваем на шаги (поиск компаний, отправка предложения, звонок, согласование условий, постановка в график).

4. Каждый шаг распишите по схеме:

название шага — длительность — вход — выход — комментарии.

Удобнее это делать в таблице с последовательными колонками. Если в процессе участвуют несколько сотрудников с разными функциями, то самую верхнюю строчку лучше поделить на всех участников процесса. Это даст возможность оценить нагрузку на каждого.

Пример

Наш администратор для выполнения каждого шага совершает ряд действий. Шаг под названием «Поиск компаний» имеет длительность 60 минут, где вход — это «Перечень досок для поиска нужных компаний», а выход — «Таблица», где фиксируются все найденные по выставленным критериям компании. Комментарии могут включать заметки о направлениях досок и реальном целевом выхлопе из каждой. Плюс здесь же могут размещаться ссылки на «Таблицы» и «Критерии» для определения подходящего партнера.

Описываем каждый шаг и этап. Это не быстро, но выполнимо.

Зачем компании нужны описанные бизнес-процессы

Что получает компания по факту хорошо выполненной работы:

— Прозрачность бизнеса. Здесь вы начинаете видеть реальную последовательность и зависимость процессов, понимать необходимость использование ресурсов.

Топ-6 книг для лидера

— Оцифровка продолжительности шага. Имея первоначальные цифры, можно начинать работы по оптимизации времени выполнения и повышения эффективности. У персонала есть четкая картина норма/час.

— Понятный ход событий для исполнителя в разы увеличивает его производительность. Если сотруднику помочь с инструментами для отработки шага и выдать все необходимое, то процесс становится практически автоматизированным.

— Ясная картина для компании по устранению узких мест и последующих шагов развития. Например, разработка модели по работе с клиентом, автоматизация бизнеса в частности или полная.

В итоге у компании есть готовая база для оценки текущей ситуации и дальнейшей оптимизации деятельности.

Оптимизация в основном представляется собственниками как повышение производительности и эффективности предприятия, что приводит к росту прибыли компании, а значит, рисует картину повышенного комфорта. С оценкой ситуации все иначе: в 90% из 100 носит разочаровывающий характер, потому что далека от того образа, что был в голове собственника еще вчера. 80% владельцев бизнеса после получения результатов предпочитают притворится страусами, и только 20% решаются на изменения и начинают путь восхождения к новому и светлому.

Стоит помнить, что нет идеальной системы или модели, есть осознанное понимание, что выгодно для компании сегодня, а что ее тормозит. От балласта пора избавляться.