USD - 57.94   0.46    EUR - 61.26   0.81

7 советов как сэкономить на офисной печати

 •  Пятница, 18.03.2016, 13:00

Значительная статья расходов компаний, вне зависимости от размеров бизнеса, приходится на офисную печать. В условиях кризиса желание сэкономить распространяется и на эти затраты. В своей колонке Мария Харлампиди, продакт-менеджер по офисным решениям Konica Minolta Business Solutions Russia, рассказывает, как оптимизировать эти кажущиеся неуправляемыми затраты. Некоторые советы актуальны и для продвинутых пользователей домашней техники.


1. Приобретайте цветные многофункциональные устройства

Смешной совет для желающих сэкономить? На самом деле нет. Присмотритесь к текущему парку своих офисных устройств — с большой долей вероятности у вас есть несколько черно-белых принтеров или копиров, сканер и факс у секретарей, а также цветной принтер «для особых задач», который чаще простаивает, чем работает, потому что печатать на нем дорого.

Всю эту разношерстную команду может с легкостью заменить одно продвинутое полноцветное многофункциональное устройство, которое сэкономит место и упростит рутинные процедуры расходы на них. Скепсис же по поводу цветного устройства можно оставить в прошлом — печатать черно-белые документы на современных цветных МФУ так же дешево, как и на черно-белых.

2. Контролируйте доступ

Если печать и копирование никак не отслеживаются и не контролируются, это говорит о наличии дыры не только в бюджете, но и в системе безопасности компании. Риск утечки информации никто не отменял. Современные МФУ обладают встроенными возможностями по ограничению доступа — в этом случае использовать устройство смогут только авторизованные пользователи после ввода логина и пароля. Настроив права пользователей, вы можете решить — ограничить, разрешить цветную печать или копирование, поставить лимиты на печать, определить, можно ли гостям печатать и сканировать на USB-флэш и так далее.

Чтобы упростить процесс авторизации пользователей, как правило, используют бесконтактные карты или даже устройства биометрической аутентификации, которые работают, например, по капиллярной сетке пальца. Процесс печати документа запускается только после авторизации пользователя. Благодаря этому снижается количество невостребованных документов (отправил на печать и забыл забрать, не нашел в кипе чужих отпечатков, кончилась бумага в принтере — отправил на печать еще раз, в итоге документ напечатан несколько раз, и так далее). Кроме того, пользователи начинают внимательно относиться к самому процессу и печатать только нужные документы. Практика показывает, что после введения одной только системы контроля доступа снижение расходов на печать может составлять до 20%.

3. Настройте простые сценарии

Люди пользуются тем, что удобно. Все, что не проходит проверку на сложность, отвергается раз и навсегда. Ошибка в настройках — и копия или отпечаток забракованы, а бумага, тонер (и нервы) потрачены. Простой пример: несколько лет назад производители копировальной техники ввели настройку «копирование ID-карт» в виде отдельной функции, а часто даже в виде кнопки на панели. Оказывается, люди стали чаще копировать документы карточного формата — страховые полисы, права, СНИЛС и другие карты, которые имеют две стороны с нужной информацией. Настройка «Копирование ID карт» позволяет автоматически сделать копии обеих сторон карты и расположить на одном листе. В итоге не нужно искать в меню все варианты комбинирования и ошибаться в настройках.

Что мешает сделать такую же «кнопку» под ваши задачи? Определите типовые сценарии, использующиеся для копирования и печати у вас в офисе. Двустороннее копирование в цвете? Копирование страниц паспорта в ч/б и расположение по 2 разворота на листе? Сохраните эти настройки с понятным сотрудникам названием, запрограммируйте МФУ и облегчите людям жизнь. Кстати, для печати тоже можно создать сценарии. Так называемые «горячие» папки автоматически применят нужные настройки к документу (двусторонняя печать, печать буклетов и т. п.).

4. Экономьте по умолчанию

Самый простой способ не переплачивать — сделать наиболее экономичные режимы настройками «по умолчанию». Настройте аппарат и драйвер печати таким образом, чтобы копии и отпечатки были по умолчанию черно-белыми и двусторонними. Удивительно, как небольшое изменение может повлиять на стоимость эксплуатации! Также не забывайте про режим экономии тонера. Правда, эта настройка годится в большей степени для черновой печати.

5. Оцифровывайте

Печатающие устройства можно использовать не только для печати. Современные МФУ поддерживают Open API, что позволяет использовать аппарат как полноценную основу для комплексных решений автоматизации документооборота. МФУ могут не только пересылать отсканированные документы, но и распознавать содержимое и с помощью специальных приложений активировать сценарии обработки и перераспределения документа в зависимости от результатов распознавания текста в ключевых полях. Правильный путь движения электронного документа может снизить потребность в его физической копии и уменьшить расходы. Там, где возможно, — создавайте электронные, а не бумажные архивы.

6. Используйте качественные расходные материалы

Когда хочется сэкономить, велик соблазн перейти на использование совместимых расходных материалов, которые дешевле оригинальных. Выбирая этот путь, пользователь принимает на себя риски выхода оборудования из строя, и, как следствие, — роста расходов. Оригинальные расходные материалы идеально подходят для своего устройства печати: оптимальная температура закрепления, взаимодействие со всеми компонентами системы, физические и химические свойства тонера, качество сборки компонентов. Производителям совместимых расходных материалов редко удается удержать этот хрупкий баланс без ощутимого удорожания, при котором цена их совместимого продукта приближается к цене оригинального.

Оптимальный вариант — подбирать МФУ по наиболее привлекательной цене именно оригинальных расходных материалов и не делать ставку на перезаправки и совместимый тонер. Вы удивитесь, но далеко не у всех производителей печатного оборудования высокие цены на расходные материалы.

7. Присмотритесь к услугам аутсорсинга печати

Независимо от того, нужно вам одно устройство или целый парк техники, рассмотрите вариант аутсорсинга услуг печати. В этом случае затраты прозрачны и прогнозируемы, вы платите только за результат — готовые отпечатки. Компании, предоставляющие услуги печати, обычно проводят аудит печатной инфраструктуры, оценивают эффективность и дают рекомендации по оптимизации. Отдельным плюсом для вашего бизнеса может оказаться возможность не принимать оборудование на баланс, выбрать оптимальный режим платежей и получить, наконец, контроль над расходами на печать. dme.

Чаще всего читают:

5 статьбогатым Актуально учить китайский язык Александр Федяев отзывы Вебмани новости Россия Где выгодней всего менять валюту? Деятельность ЦБ РФ 2014 2016 кратко Жизнь в Греции 2016 Закон о Форекс Как верно рапоряжаиься накопительной частью пенсии? Как всегда оставаться при деньгах? Как выживать в России? Как обменять старую квартиру на новую? Как работает siri? Как стать участником городского маркета еды? Киноман kinomanbot Когда выгодно брать отпуск? Кризис продаж фитнес 2016 Кто лечил зубы в 2015 году Магазин у дома как выжить Мечты приводят к целям Мошенники из НПФ будущее Надбавка пенсии кто работал в росгвардии Онлайн знакомства Плата за парковку во дворе Подтверждение источника происхождения денежных средств Русский стандарт банк Рынок труда 2017 Москва Сколько стоит аренда в торговом центре? Стоит ли покупать франк Ювелирная торговля в кризис 2016

Мария Харлампиди

1 Статья

Продакт-менеджер по офисным решениям Konica Minolta Business Solutions Russia

Последние статьи

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться через
или ввести "Имя" и "Email" в форме комментариев.

*

Наверх

Спасибо!