Какие командировочные положены сотруднику

За последний год в нормативно-правовых актах, разъясняющих вопросы командировок, происходило множество изменений. Сначала отменили командировочные удостоверения. После этого из законодательных актов убрали обязанность компаний вести журналы учета командированных работников. До сих пор ведутся разговоры о том, чтобы отменить командировочные совсем. Но пока этого не произошло (и неизвестно, произойдет ли вообще), главные тезисы о сути явления представил в своей колонке Александр Пятинский, к. э. н., главный бухгалтер ГК «ЛАНИТ Образование».

Положено не всем

В командировку могут отправить только сотрудника, который работает по трудовому договору. Для тех, кто командировки не любит, это еще один довод в пользу договора гражданско-правового характера. В командировку нельзя отправить членов совета директоров, работников компании-партнера, лиц, которые оказывают услуги на общественных началах, практикантов, с которыми заключен ученический договор, или работников головного офиса, если с ними не заключен трудовой договор. Но при этом сотрудник-совместитель или сотрудник-надомник, с которым заключен трудовой договор, может быть отправлен в командировку.

Чтобы понимать, какие выплаты положены, нужно знать, что является командировкой. Само определение служебной командировки можно найти в Трудовом кодексе.

Как правило, под служебной командировкой понимают поездку сотрудника по поручению работодателя вне места постоянной работы.

Что следует иметь в виду:

— командировка должна носить производственный характер;

— срок командировки определяется работодателем (но при этом бессрочным быть не может).

Исключение для сотрудников, у которых в трудовом договоре прописан разъездной характер (курьеры, экспедиторы и другие), а также для тех, у кого постоянная работа осуществляется в пути (дальнобойщики, водители и т. д.), служебные поездки командировками не являются.

Нельзя направлять в командировку (и соответственно, ни о каких командировочных речи идти не может):

— беременных женщин;

— сотрудников в возрасте до 18 лет.

Кроме того, есть категории сотрудников, которых в командировку можно направить только с их письменного согласия:

— молодую мать с ребенком до трех лет;

— родителей-одиночек, которые воспитывают детей без супруга;

— родителей, у которых на воспитании есть ребенок-инвалид до достижения им 18-летнего возраста;

— сотрудника, который осуществляет уход за больным членом семьи, что должно подтверждаться медицинскими справками.

Все остальные категории сотрудников отказаться от командировки без весомых причин не могут.

Сохранят и оплатят

Трудовой кодекс определяет, что работники, направленные в командировку имеют ряд гарантий, установленных российским законодательством:

— сотруднику гарантируется, что на время командировки за ним сохраняется рабочее место и должность;

— работнику во время командировки будет выплачиваться средний заработок (принцип расчета такой же, как для отпускных, поэтому в январе ездить в командировки совсем не выгодно);

— одновременно зарплаты и начисления среднего заработка за один и тот же день быть не может;

— командировок по закону в выходные дни быть не может, поэтому, если на такие дни приходится работа сотрудника — это нужно зафиксировать приказом (для последующей оплаты работы в выходные дни в двойном размере, либо предоставления отгула — как выберет сотрудник).

К основным расходам, которые компенсирует работодатель командированному, относят:

— затраты на проезд;

— расходы по найму жилья;

— суточные;

— иные расходы, которые предусмотрены и разрешены работодателем.

Размеры компенсаций и возмещений зависят от того, в какой организации трудится сотрудник. В государственных структурах, финансирование которых производится за счет федерального бюджета, суммы очень скромные. Например, если нет документов, возмещение расходов происходит из расчета… 12 рублей за сутки! Не верите? Посмотрите Постановление Правительства РФ от 02 октября 2002 года № 729.

Те организации, которые не финансируются за счет средств федерального бюджета (читайте — все коммерческие компании), вправе самостоятельно определять размеры и порядок возмещения командировочных. Все эти расходы и порядок их возмещения прописываются в локальных актах компании (это может быть, например, корпоративная политика в отношении командировок). Размер суточных законодательно не зафиксирован. Трудовым кодексом определено, что суточные — это возмещение дополнительных расходов, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства сотрудника. Есть суммы расходов, в пределах которых суточные не облагаются подоходным налогом. И большинство работодателей для сближения бухгалтерского учета и налогообложения устанавливают предельные нормы, согласно Налогового кодекса (за каждый день нахождения в командировке, в том числе день отъезда и приезда):

— для командировок по РФ — суточные в размере 700 рублей;

— для командировок за пределами РФ — суточные в размере 2500 рублей.

Но эти нормы не являются обязательными. Они могут быть как больше, так и меньше. Размер суточных обязательно должен быть прописан в локальном акте организации. Документально расходование суточных подтверждать не нужно, основанием для их начисления будут приказ, билеты или служебная записка. В размер суточных не входит оплата жилья и проезда к месту командировки (а также обратно к месту работы) — эти расходы возмещаются работодателем отдельно (при наличии подтверждающих документов и по правилам, установленным организацией).

И последнее, ученые из Колумбийского университета выяснили, что сотрудники, которые регулярно ездят в командировки, страдают ожирением из-за плохого питания и нарушенного режима работы…