USD - 59.46   0.19    EUR - 69.82   0.15

20 функций почты Gmail, чтобы сэкономить время

Многие пользователи почты Gmail зачастую не подозревают обо всех ее возможностях. А ведь эти опции, если ими не пренебрегать, сэкономят массу времени и сделают работу более эффективной.


Систематизация входящих писем

1. Категории писем

Настройки/Папка «Входящие"/Категории

Gmail автоматически (и почти безошибочно) сортирует входящие письма по категориям: «Соцсети», «Промоакции», «Оповещения», «Форумы». Пользователь имеет возможность настроить внешний вид почты так, что письма каждой из этих групп будут скапливаться в отдельной вкладке. В результате потоки уведомлений соцсетей, рассылок и оповещений не будут захламлять основную папку «Входящие», и важные письма не затеряются.

2. Маркеры важности писем

Настройки/Папка «Входящие"/Маркеры важности

Gmail анализирует входящие сообщения и автоматически определяет их важность по целому ряду признаков: кто отправитель и как часто вы с ним общаетесь, какие сообщения вы открываете и на какие отвечаете первыми, какие ключевые слова содержатся в тексте и т. д. При этом Gmail учитывает, какие действия с письмами вы совершали в прошлом, и если включить в настройках опцию «Отслеживать мои действия», то сортировка будет точнее.

3. Сортировка почты с помощью ярлыков

Настройки/Ярлыки

Ярлыки — своего рода теги, позволяющие легко систематизировать входящую почту. Пользователь может сам создавать любые ярлыки и помечать ими входящие сообщения (например, «Личное», «Работа», «Путешествия», «Счета», «Рецепты», «Котики» — все что угодно); одному и тому же письму можно присвоить сразу несколько ярлыков.

В результате, зайдя во вкладку «Проект N», вы найдете сразу всю рабочую переписку, ТЗ и файлы по проекту, авиабилеты и подтверждения бронирования отелей будут ждать в папке «Отпуск Весна 2017», а квитанции об оплате коммунальных услуг — в папке «Коммуналка».

4. Систематизация с помощью фильтров

Настройки/Фильтры и заблокированные адреса

Чтобы упростить работу с входящими, пользователи Gmail могут задать для них фильтры (например, все письма от такого-то адресата, с такой-то темой, содержащие такие-то ключевые слова, с таким-то размером и т. д.). После этого нужно выбрать действие, которое Gmail будет автоматически выполнять при получении сообщений, подходящих под заданные параметры: «Отметить как прочитанное», «Применить такой-то ярлык», «Переслать по таким-то адресам», «Удалить», «Отправить в спам», «Отправить готовый ответ», «Всегда помечать как важное», «Никогда не помечать как важное» и т. д. Таким образом, Gmail сам разберется с теми входящими, которые не требуют вашего немедленного ответа.

5. Функция «Игнорировать»

Если вы временно хотите приостановить поток сообщений от навязчивого корреспондента, отметьте его письмо и нажмите на панели над папкой «Входящие» кнопку «Еще/Игнорировать». Теперь письма с этого адреса перестанут отображаться во входящих, но при желании их можно найти и посмотреть. Разблокировать отправителя возможно в любой момент.

Значки персональных писем

Настройки/Общие/Значки персональных писем

После того как вы включите эту опцию, все входящие письма, отправленные на несколько адресов, будут отмечаться стрелкой, а сообщения, адресованные только вам — двойной стрелкой. При этом и те, и другие будут в папке «Входящие», но вы сразу увидите, где персональные письма, а где рассылки.

7. Значок проверенного сообщения

Настройки/Лаборатория/Значок проверенного сообщения/Включить

Не секрет, что мошенники часто маскируют письма под сообщения от известных платежных систем, банков, интернет-магазинов. Открыв такое письмо, можно нарваться на спам или даже на фишинговую атаку. Если включить опцию «Значок проверенного сообщения», Gmail сам проверит адресата на подлинность: настоящие письма от платежных систем и интернет-магазинов будут помечены специальным ключиком.

8. Оповещения

Настройки/Общие/Оповещения на рабочем столе

И на компьютере, и на смартфоне можно настроить оповещения обо всех новых или только о важных письмах. Тогда вы точно не пропустите ничего срочного.

Исходящие письма

9. Работа с изображениями

Оказывается, чтобы вставить в сообщение фотографию со своего компьютера, ее достаточно просто перетащить в тело письма курсором, без всяких с «Скопировать/Вставить». Более того: точно так же можно поступать с фотографиями из интернета, минуя этап сохранения на компьютере.

10. Шаблоны ответов

Настройки/Лаборатория/Шаблоны ответов/Включить

Опция позволяет написать готовые шаблоны писем на все случаи жизни. Очень экономит время, если вам приходится часто отправлять примерно один и тот же текст разным адресатам: ответ теперь будет занимать буквально секунду.

11. Автоответчик

Настройки/Общие/Автоответчик

На случай отпусков и длительных поездок в гугл-почте предусмотрен автоответчик. В отличие от шаблона, который вы все-таки отправляете человеку сами (и можете всегда добавить в текст что-нибудь «от себя»), автоответчику вы просто задаете период действия, сочиняете стандартное сообщение («Извините, меня нет в городе, отвечу после 26 марта») и можете больше не открывать почту: ответы на входящие письма будут рассылаться автоматически.

12. Отмена отправки

Настройки/Общие/Включить функцию отмены отправки

С кем не бывало: нажали «отправить», а потом осознали, что забыли прикрепить файл, прикрепили, но не тот, или, что хуже, отправили письмо не тому адресату. Или просто пожалели о написанном. Оказалось, что опцию «отменить отправку», о которой хоть раз в жизни мечтал каждый человек, Gmail давно и успешно реализовал. Правда, задержать отправку надолго не получится: в настройках можно выбрать только 5, 10, 20 или 30 секунд. Но и это бывает бесценно.

13. Быстрые клавиши

Настройки/Общие/Быстрые клавиши/Включить

Быстрыми клавишами можно делать практически все: создавать письма, добавлять адреса в копии, менять шрифты, форматировать текст, переходить от папки к папке и от цепочки к цепочке. Правда, запомнить, какая комбинация клавиш за что отвечает, бывает довольно сложно, но одно нажатие вопросительного знака выводит на экран шпаргалку.

Кроме того, можно настроить быстрые клавиши под себя, самостоятельно назначив, какая клавиша какому действию будет соответствовать. Для этого включите опцию «Пользовательские быстрые клавиши» в разделе «Лаборатория».

Удобный внешний вид

14. Области просмотра

Настройки/Лаборатория/Область просмотра/Включить

Еще одна экспериментальная функция из раздела «Лаборатория» особенно понравится тем, кто привык к Outlook и аналогичным почтовым клиентам. Когда эта опция включена, в левой части экрана по-прежнему отображаются все цепочки из папки «Входящие», а в правой можно открывать и читать письма. Это ускоряет проверку почты.

15. Быстрые ссылки

Настройки/Лаборатория/Быстрые ссылки

В левую часть экрана можно добавить раздел с прямыми ссылками на сообщения, к которым вы возвращаетесь особенно часто (например, с ТЗ по текущему проекту). Теперь они всегда под рукой, а открывать их можно одним кликом.

Эффективный поиск

16. Поисковые операторы

Искать и сортировать письма можно не только по адресу отправителя или ключевым словам. А, например, по размеру: введенная в строку поиска команда larger:5M выведет на экран все письма, размер которых превышает 5 мегабайт (удобно, если вы собрались почистить почту). Или по типу вложения: команда filename:doc отобразит все сообщения с прикрепленными текстовыми документами Word. По словам в теме письма (например, subject:выходные). По отправителю (from:Андрей — на экране появятся все письма от всех Андреев). По всем папкам, включая спам и корзину: in:anywhere. По помеченным, непрочитанным или прочитанным сообщениям: is:starred, is:unread; is:read. За определенный период: after:2013/03/03 или before:2009/05/12 (можно использовать и вместе: after:2016/11/20 before:2016/11/22 — в выдаче окажутся все письма за указанный промежуток). Полученные результаты можно дополнительно отфильтровать по ключевому слову, добавив его со знаком (например, выходные).

Работа с другими аккаунтами

17. Импорт почты из других аккаунтов

Настройки/Аккаунты и импорт/Получать почту из других аккаунтов/Добавить аккаунт

Если вы пользуетесь несколькими почтовыми аккаунтами, нет необходимости проверять их все поочередно: можно настроить в вашем ящике Gmail сбор писем со всех остальных адресов. Есть возможность импортировать все письма (или только старые/только новые), а также перенести адресную книгу.

18. Отправка писем с другого адреса

Настройки/Аккаунты и импорт/Отправлять письма как…

С помощью гугл-почты можно отправлять письма с разных адресов (в том числе созданных не в Gmail). Для этого в соответствующем разделе настроек нужно добавить адрес электронной почты и пройти процедуру подтверждения (чтобы доказать, что эта почта действительно принадлежит вам). Теперь при отправке сообщений из Gmail вы сможете выбирать, какой из ваших адресов будет указан в строке отправителя.

19. Делегирование доступа к почте

Настройки/Аккаунты и импорт/Предоставить доступ к своему аккаунту/Добавить аккаунт

При необходимости можно предоставить доступ к аккаунту Gmail своему представителю (или даже нескольким представителям). Ваш помощник получит возможность читать входящие письма и отвечать на них (при этом в сообщении будет указано, что оно отправлено не вами), перемещать и удалять цепочки, но не сможет при этом изменять настройки или пароль аккаунта. Незаменимо, если вы используете электронный адрес в рабочих целях и хотите делегировать подчиненным работу с почтой.

Офлайн-доступ

20. Работа без подключения к интернету

Настройки/Офлайн

Установив Gmail Офлайн, можно работать с почтой даже без подключения к интернету: искать и читать письма, открывать нужные файлы, писать сообщения (хотя отправятся они, разумеется, только когда появится интернет-подключение). Помимо почты, режим «Офлайн» позволяет пользоваться Google Docs и Google Drive. dme.

Светлана Ворошилова

113 Статьи

Журналист с 10-летним стажем. Основные темы: рестораны, путешествия, искусство.

Последние статьи

Наверх

Спасибо!