USD - 55.85   0.23    EUR - 60.79   0.06

Как планировать время: 10 правил тайм-менеджмента

Как распланировать неделю в блокноте таблицей?


Время — единственный ресурс, который не восполним. Чтобы часы и минуты не утекали бесцельно, важно научиться планировать дела. Как правильно распорядиться временем, рассказали эксперты.


Как распланировать неделю в блокноте таблицей?

1. Заведите ежедневник

С покупки ежедневника обычно и начинают те, кто решает проблемы планирования. И тут кроется главная ошибка, допускаемая новичками. Ежедневник не должен стать врагом: выбирайте такую книгу, которую приятно держать в руках. Вы любитель забавных роликов со смешными котятами? Не надо стесняться, купите себе блокнот с милыми пушистиками. Мечтаете о «крутой тачке»? Пусть на обложке ежедневника красуется алый «Феррари» или ослепительно-желтый «Камаро». Ваша главная задача на первом этапе планирования — закрепить у себя желание делать записи в планировщике. И внешний вид блокнота в этом вопросе играет важную роль.

После того, как вы приучите себя к тщательному планированию и регулярному использованию ежедневника, вы заведете себе новую записную книжку, выглядящую дорого и солидно, как и подобает уверенному в себе человеку. Но это потом, а пока получайте удовольствие даже от столь серьезного дела — и купите ежедневник, радующий глаз. Возможно, кроме бумажного блокнота вам понадобится и электронный ежедневник, главное — не тратить на поиск решения время, отведенное на планирование.

Михаил Графский, руководитель практики «Развитие персонала продаж» КСК групп, рекомендует: «Регулярно проводите обзор задач. Несколько раз в день в свободное время. Что-то переносите в календарь, что-то переносите в список задач на сегодня. Автоматизируйте работу. Разгружайте голову и снижайте риски потери важной информации — используйте уже существующие инструменты и сервисы. Вы можете создать для себя удобную систему планирования и напоминаний. Самая трудоемкая часть — это начать работать по системе. Но как только вы привыкнете, то система начнет работать на вас».

2. Записывайте все

В список дел включайте все, что требует временных затрат. На страницах ежедневника должна не просто красоваться запись «09.00 — 12.00 поработать». Распишите по пунктам, что вы должны сделать в этот промежуток: позвонить в ООО «Рога и копыта», записать в таблицу данные для ежемесячного отчета или включить стиральную машинку и прогладить две рубашки.

«Зачем эти мелкие записи? Первое время я задавалась таким вопросом, — делится Ирина Зинченко, менеджер по продажам. — На занятиях по тайм-менеджементу нам разъяснили, что умение разделять одну большую задачу на несколько мелких — первый шаг на пути к управлению собственным временем».

3. Не забывайте о перерывах

Расписание обязательно должно включать паузы. Небольшие перерывы на отдых жизненно необходимы. Доктора уверяют, что сознательный отказ от отдыха оказывает огромную нагрузку на организм, а в результате ведет к перенапряжению и срывам. А потому в ежедневнике должен быть прописан не только обеденный перерыв, но и другие таймауты на отдых. Выпейте чашку чая или кофе, почитайте почту или просмотрите сообщения от друзей — главное, вы должны отвлечься от выполняемой задачи.

Существует мнение, что распределение времени работы и отдыха должно выглядеть так: 30 минут работы, 5 минут отдыха. Соотношение не столь важно — вы можете делать перерыв каждый час, полтора или каждые сорок минут, главное — чередовать циклы. Не отвлекайтесь на посторонние вопросы во время циклов: в период работы вы не реагируете на телефон и сообщения в мессенджере, а во время перерыва не обдумываете очередные цифры отчета.

Альфия Закирова, мама четырехлетнего малыша, фрилансер: «Есть техника, которая называется Pomodoro — время измеряется в помидорках, а чередование цикла помогает засечь, сколько помидорок уходит на выполнение задачи. Помогает концентрироваться на текущем вопросе».

4. Делите задачи по срокам исполнения

Соберите все, что вам необходимо сделать в ближайшее время. Для наглядности запланированные дела выпишите на листок. Разделите поставленные задачи на те, которые необходимо сделать срочно, то, что может еще немного подождать, и те, результат по которым вам нужен к концу месяца. Исходя из времени, разнесите дела по разным дням недели и числам месяца — и не отвлекайтесь на вопросы, относящиеся к будущему периоду.

5. Распределяйте задачи по степени важности

После того, как вы разделили задачи по срокам исполнения, возьмитесь за ежедневное планирование: поставленные на день цели необходимо разбить на две группы — важные и не очень. Начните утро с выполнения сложных, требующих серьезных усилий и первостепенных по важности задач. На вечер же лучше оставить несложный вопрос, который не нуждается в тщательном контроле и большом внимании — в этом случае после выполнения последнего дела у вас останется чувство удовлетворенности и приятного завершения дня с гордостью за самого себя.

Игорь Илюхин, Head of External Personal, комментирует: «Главное в планировании — осознанность. Мы должны четко понимать, зачем нам это нужно, отдавать себе отчет, каким путем мы движемся и к чему должны прийти. Время нельзя растянуть или повернуть вспять, изменить время мы не можем, поэтому, менять придется себя. Иногда, болезненно. Но это неизбежно, иначе результата не будет и все наше планирование пойдет прахом».

6. Откажитесь от лишнего

Лишнее — это чтение новостей, проверка новых сообщений в «Одноклассниках» или срочный звонок подруги, которая прямо сейчас выбирает туфли к новому платью и требует совета. Эти дела, важны для вашей социальной и личной жизни, однако посвятите им перерывы, а не рабочие часы и минуты. Минута — слишком ценный ресурс, чтобы позволить себе растрачивать ее неэффективно.

Михаил Графский, рекомендует: «Избавьтесь от того, что может отвлекать вас от работы. Слишком много времени тратится на переключения между задачами — до 30% полезного рабочего времени. Поэтому отключите звуковые уведомления у мессенджеров, проверяйте почту не чаще, чем один раз в час. Это поможет вам не отвлекаться от запланированного».

7. Обозначьте цели

Обязательно проговаривайте мысленно, для чего вы делаете ту или иную работу. В вашем to-do листе не должно быть бессмысленных и бесцельных дел. Вы составляете отчет? Для чего — для корректировки планов на следующий месяц или сезон; звоните заказчику — для уточнения вопросов доставки; читаете эту статью — чтобы научиться планировать время.

8. Делегируйте полномочия

Внимательно перечитайте список запланированных дел. Что из этого можно поручить другим? Отрегулировать вопрос доставки может логист, составить запрос — помощник менеджера, а купить хлеб — кто-то из домашних по дороге домой, если магазин в соседнем подъезде. Даже если делегируемый вопрос — мелочь, перепоручите его другим. Подобные мелочи здорово загружают день и мешают выполнению других, по-настоящему важных дел.

Наталья Сторожева, генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива», преподаватель Русской Школы Управления: «Научитесь делегировать обязанности. Если предстоящая работа потребует огромных усилий и времени, если ее может выполнить человек с более низкой квалификацией, чем у вас, — передавайте ее выполнение. Например, если на перевод статьи вам потребуется несколько часов, передайте ее переводчику и заплатите ему. Или, если нужно составить архив материалов, лучше поручить это делопроизводителю».

9. Учитывайте падение работоспособности

Составляя график, сознательно вносите в него время снижения уровня вашей работоспособности. Вы не в силах сосредотачиваться на важных задачах сразу после обеда? Не пугайтесь — дело не в вашей лени, это физиологическая особенность организма. Распределите дела так, чтобы на первые полчаса после ланча не заниматься ничем важным и не требующем концентрации внимания. Вы — явный жаворонок? Не оставляйте требующие больших умственных усилий дела на вторую половину дня; совам же, наоборот, основную часть работы, заставляющей «напрягать мозг», стоит перенести на послеобеденное время или вечер.

Наталья Сторожева рассказывает: «Планировать стоит не только рабочие дни, но и выходные. Смена деятельности и активное времяпрепровождение — лучшее средство от рутинной работы. Сходите на прогулку с детьми, в театр, на выставку, встретьтесь с друзьями. И наоборот, если в течение недели вы активно общаетесь, вокруг происходит много событий, то выходные должны быть спокойными, умиротворенными — выезд на природу, приятный концерт».

10. Хвалите себя

Хвалите себя за каждое выполненное дело, отмеченное в ежедневнике — можно мысленно сказать себе «молодец!», а можно и наградить себя шоколадом или просмотром новой серии любимого сериала. Даже столь наивная похвала помогает в выполнении дел и поднимает самооценку. Не жалейте для себя похвалы, это важно.

Инна Иголкина, эксперт в области тайм-менеджмента, бизнес-тренер, руководитель тренинговой компании Timesaver, советует: «Хватите себя за заслуги. Составьте wish-list — список того, что вам приятно, чего бы вам хотелось, и реализуйте желания. Хотите в отпуск? Запланируйте! Хотите в театр? Возьмите билет».

Игорь Илюхин резюмирует: «Сделали? Теперь приступайте к планированию! Возьмите за основу ту систему, которая вам понравилась, и начинайте подстраивать ее под себя. Нет универсальной системы планирования, которая подошла бы каждому. Поймите, что это лишь инструмент для достижения целей, а инструмент нужно подбирать индивидуально. Чтобы он был удобный, чтоб подходил вам. Но если вы сделали, о чем мы говорили выше, у вас все обязательно получится».
Чаще всего читают:

Concierge service как работать Daily money как увеличить заработок Актуальный бизнес в 2017 году Александр Федяев отзывы Будут спасать татфондбанка Внж в черногории Где отдохнуть недорого осенью в России? Законно переводить на договор гпх Зарубежные журналы по хэндмэйд Как заказать хороший парфюм? Как можно уменьшить долги по ЖКХ? Как обменять старую квартиру на новую? Каких российские художники стоит покупать? Какобменять коммуналку на студию Киндер сюрприз опасен Кризис йога центраа Кризис продаж фитнес 2016 Кто покупал квартиру обремененную материнским капиталом Куда платить кредит ринвестбанка Максимилиан Буров хам мошенник Мошенники из НПФ будущее Оплата гостиницы за полсуток Печатный станок денег Почему билеты на поезд дорожают? Почему нефть влияет на российскую экономику? Русский стандарт банк Сайты помогающие экономить Сколько зарабатывают на хостеле в Москве? Стоимость Платона Страх системы альпениста цены

Кристина Фирсова

66 Статьи

В журналистике с 2009 года. Интересны темы социально-общественного диапазона. Большой опыт работы в экономике, транспорте и путешествиях. Увлечения: иностранные языки,фотография. Девиз по жизни: "Стань лучше и сам пойми, кто ты, прежде чем встретишь нового человека и будешь надеяться, что он поймет".

Последние статьи

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться через
или ввести "Имя" и "Email" в форме комментариев.

*

Наверх

Спасибо!