7 принципов как сократить расходы компании

Многие российские компании оказались в «осадном» положении: снижение цен на экспортные товары, сокращение расходов бюджета и государственного финансирования, падение спроса и покупательской способности населения вкупе с ужесточением конкуренции привели к ряду банкротств или значительному ухудшению финансового состояния компаний из различных секторов экономики. У организаций в распоряжении остается действенный рычаг, которым они могут напрямую воздействовать на улучшение показателя EBITDA: оптимизация затратной части бюджета. Как правильно сократить расходы от 20 до 70%, рассказал в своей колонке Роман Чурилин, руководитель проекта трансформации нефтегазовой компании.

По цене армии

Одним из первых и наименее болезненных шагов по оптимизации затрат считается снижение административно-управленческих расходов. Обычно в эту категорию включают компенсацию топ-менеджмента и прочие непроизводственные расходы: служебный транспорт, охрану, представительские затраты, питание, связь и ИТ, аренду и уборку офисов и др.

Численность непроизводственного персонала на российских предприятиях может на 30–50% превышать западные показатели.

Cтруктура административно-управленческих затрат в российских компаниях зачастую неоптимальна и существенно уступает международным показателям. Из-за низкой производительности труда, запутанной системы управления и недостаточной автоматизации численность непроизводственного персонала на российских предприятиях может на 30–50% превышать западные показатели.

Кейс из практики: расходы на обеспечение безопасности одного металлургического завода в Сибири превышали стоимость содержания мини-армии наёмников, защищавших крупную золотоносную шахту в одной из горячих точек Африки от вооруженных налетов.

Административно-управленческие расходы часто раздуты (10–15% от выручки компании) и год от года растут быстрее темпа увеличения выручки (наследие беззаботного, докризисного периода в жизненном цикле компании), а потому имеют значительный потенциал сокращения. При том эти расходы относятся к «нестратегическим», т. е. напрямую не влияют на работу основных производственных подразделений и не создают стоимость для компании.

Семь принципов оптимизации

Cреди принципов, определяющих успех программ оптимизации административных и управленческих расходов, необходимо отметить следующие семь:

1. Определение стартовых условий

Перед началом проекта формируется четкое понимание всей базы расходов, подлежащих оптимизации, после чего топ-менеджментом или акционером формулируется каскадируемая сверху-вниз цель по достижению экономии и обозначается приоритетность её выполнения.

Типичная ошибка: руководством компании не поставлена конкретная оцифрованная цель по достижению экономии в рамках всей программы либо эта цель не детализирована до уровня отдельных функциональных вертикалей и подразделений.

2. Формирование команды агентов изменений и их обучение

Предпринимательство в 2017: Дело за малым

Одним из важных факторов успеха подобных проектов является формирование выделенной кросс-функциональной рабочей группы под руководством управленца из финансового блока (например, финансового контролера). Руководитель такой группы должен иметь целостное представление о бюджете компании, критический взгляд на вещи, формальные полномочия и политическую силу для реализации «неприятных» решений.

Перед началом проекта для рабочей группы необходимо организовать цикл тренингов по обучению базовому инструментарию оптимизации затрат: внешний и внутренний бенчмаркинг, оценка общей стоимости владения, декомпозиция затрат до физических объемов и единичных расценок и их критический анализ, методы централизации функций, подходы к устранению избыточных уровней управления/дублирующихся или ненужных функций.

3. Принцип обнуления всех затрат (zero-based budgeting, ZBB)

Данный принцип как основа программ сокращения издержек активно применяется фондами из сферы private equity при повышении прибыльности приобретенных портфельных компаний. Суть его в том, что бюджет компании каждый год обосновывается заново, без привязки к цифрам прошлого года. За счет бескомпромиссного применения ZBB компаниям удаётся сократить административные расходы на 10–25% за полгода.

Почему крупные компании переезжают в коворкинги

Несмотря на очевидную результативность, данный принцип обладает и недостатком: он требует значительных трудозатрат сотрудников, поскольку фактически заставляет каждый год формировать бюджет компании с нуля, опускаясь до самого глубокого уровня детализации затрат и не опираясь на опыт прошлых периодов. В ситуации когда компании неочевидны выгоды применения ZBB на фоне связанных с его реализацией издержек, возможно пилотирование данного подхода на примере отдельной функциональной вертикали.

4. Целостный подход к оптимизации vs перегрузка персонала задачами

Зачастую достижение экономии требует реализации поддерживающих мероприятий: пересмотра существующих регламентов и должностных обязанностей, бизнес-процессов, подхода к автоматизации труда и оргструктуры подразделений.

Типичная ошибка: сокращение значительной доли штата, топорное перераспределение функционала между оставшимися сотрудниками и, как следствие, срыв/невыполнение бизнес-процессов, сроков и т. д.

5. Контроль хода проекта

Обязательным условием успешного проекта по оптимизации расходов является пристальное внимание руководства в виде регулярного (раз в 2–3 недели) проведения встреч рабочих группы по обсуждению текущего статуса реализации, достигнутых экономий, внедряемых изменений и ближайших шагов.

Типичная ошибка: руководство отправляет рабочую группу «в свободное плавание», статус проекта проверяется изредка, и динамика выполнения программы сходит на нет.

6. Не словом, а делом

Как купить готовый бизнес и зарабатывать в кризис?

Разумеется, личный пример топ-менеджмента или собственника компании позволит создать в коллективе должный настрой и обозначить приоритетность реализации программы сокращения затрат: будь то отказ от годовых бонусов, оптимизация роскошного парка служебного автотранспорта со штатом водителей в пользу экономичных такси, или же переход на конференц-звонки по Skype вместо перелетов бизнес-классом, выкупленных втридорога за сутки до рейса.

Типичная ошибка: попытка сохранить положений вещей, при котором топ-менеджмент избыточно наделен атрибутами высокого статуса («Раньше всегда летали бизнес-классом: мы все-таки одна из крупнейших нефтегазовых компаний страны!»).

Сокращение административных расходов — это не только разовое улучшение финансового результата.

7. Формирование культуры постоянного совершенствования и нацеленность на долгосрочный результат

Руководству компании следует позиционировать проект по оптимизации затрат не как разовое мероприятие с точечным «отрезанием жира, где видно», а как непрерывный и продуманный процесс долгосрочной трансформации компании, который должен стать частью её ДНК. Сокращение административных расходов — это не только разовое улучшение финансового результата, но и выстраивание гибкой и сбалансированной системы, позволяющей повысить прозрачность и качество управления.

Как показывает российский и международный опыт, применение систематического подхода и критический взгляд на сформировавшиеся практики работы позволяют достичь сокращения административно-управленческих расходов на 20–40%, а по отдельным подкатегориям — и до 60–70%. Подобный результат позволит частным компаниям, переживающим нелегкое время кризиса, улучшить финансовое положение без вреда основным производственным функциям и изнутри простимулирует формирование финансовой дисциплины и бережливого подхода, а публично торгуемым корпорациям вдобавок к этому — создать положительные сигналы для акционеров и фондового рынка.

[simlink]Как грамотно сократить расходыУдаленная работа: как оптимизировать расходы бизнеса[/simlink]