Зачем бизнесу корпоративные социальные сети

Каждая компания в процессе развития проходит путь от заведения личной странички — блога и сайта — до внедрения инструментов командной работы и создания корпоративных порталов. Корпоративная соцсеть (КСС) — следующий шаг в деле развития бизнес-коммуникаций. Чем этот инструмент отличается от традиционных соцсетей и для чего компании используют КСС, рассказал Дмитрий Бенц, основатель корпоративной социальной сети Loqui Business.

Вместо Facebook

Сегодня социальные сети можно считать самым быстрорастущим сегментом интернета. Их популярность объясняется рядом причин: простотой, наглядностью, удобством, скоростью обмена информацией. Если перенести функционал соцсетей в рабочее пространство, то получится инструмент, способный оптимизировать многие бизнес-процессы. Это подтверждается исследованиями McKinsey Global Institute:

— Доступ к информации осуществляется на 77% быстрее.

— Расходы на связь сокращаются на 60%.

— Упрощается доступ к знаниям внутренних экспертов на 52%.

— Расходы на поездки сокращаются на 44%.

— Удовлетворенность сотрудников увеличивается на 41%.

Почему в таком случае компании выбирают специализированные, закрытые версии, а не продукты типа Facebook или «ВКонтакте»?

Во-первых, в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 2014 года № 242-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части уточнения порядка обработки персональных данных в информационно-телекоммуникационных сетях» персональные данные россиян не могут храниться и обрабатываться зарубежными операторами. Иностранные серверы могут быть заблокированы в любой момент, как это произошло с LinkedIn в России.

10 изменений, которые принесет финтех через 5 лет

Во-вторых, компания должна знать, где именно находятся ее данные и кто имеет к ним доступ. Это связано с понятием «коммерческая тайна», к которому относятся не только рабочие файлы, но и численность, структура организации, методы управления, планы развития.

В-третьих, закрытое пространство минимизирует вероятность репутационного скандала, поскольку к любой публикации имеет доступ ограниченное количество пользователей.

Эти причины — весомые аргументы за изолированное решение, находящееся в пределах родной страны.

Рабочий инструмент с «человеческим» лицом

Зачем бизнесу капитализировать интеллектуальную собственность?

В каждой крупной и небольшой организации существуют неформальные связи, которые образованы группами сотрудников, увлеченных новыми идеями или объединенных общими интересами. Это пространство неподконтрольно HR-менеджерам: они не могут регламентировать содержание и предмет таких разговоров. Поэтому в интересах любого управленца предложить сотрудникам комфортную платформу для общения — аналог соцсетям и мессенджерам. Незащищенные решения могут быть уязвимы для взлома и прослушки. Кроме того, есть риск утечки данных, если информация опубликована в традиционной соцсети. Такого развития событий можно избежать, если организовать закрытое пространство для диалога посредством внедрения корпоративных соцсетей.

Развитие внутренних коммуникаций напрямую влияет на мотивацию сотрудников и сплоченность коллектива.

Вместе с тем развитие внутренних коммуникаций напрямую влияет на мотивацию сотрудников и сплоченность коллектива. Поэтому КСС может стать одним из главных элементов корпоративной культуры, чего нельзя сказать о почте или корпоративном портале — инструментах, проигрывающих КСС в маневренности и гибкости. Люди привыкли к интуитивно простым и понятным технологиям, поэтому бесполезно из рациональных соображений заставлять команду использовать для экстренного решения вопросов и ускорения согласований неудобные продукты. По мнению некоторых российских ученых, соцсеть для бизнеса по сравнению с корпоративным порталом имеет множество преимуществ: отражает реальные связи в компании, а не формальную структуру; предоставляет возможность опубликовать большой объем материалов, содержащий реальную базу корпоративных знаний, а не то, что одобрено администратором и руководством и т. д.

Функции и возможности

Любая социальная сеть имеет широкий функционал: обсуждения в группе, ведение новостных лент, возможность быстрой связи (чат), просмотр личных данных. Эти же функции применимы для корпоративных решений. Но, кроме этого, существуют также специализированные возможности, которые востребованы в бизнес-среде, такие как создание и накопление базы знаний. При помощи геометок можно сформировать базу знаний компании с привязкой к карте: адреса подразделений, офисов партнеров по бизнесу, заказчиков и поставщиков, контакты кросс-маркетинговых мероприятий, места проведения выставок и форумов. Сюда же могут быть включены личные рекомендации от коллег: местоположение гостиниц, ресторанов, автосервисов. В таком случае даже после ухода сотрудника вся полезная информация не исчезает вместе с ним, а хранится в базе знаний и всегда доступна. Или можно использовать КСС для создания специального сообщества для обмена работающими методиками и кейсами: старшие сотрудники и топ-менеджеры могут поделиться секретами и объяснить, как добиться высоких показателей, не переживая, что эти сведения, так или иначе, станут достоянием общественности.

Соцсеть для бизнеса — своеобразный пульс компании: сотрудники осведомлены обо всех событиях и новостях, а руководство может сэкономить на содержании многочисленных средств связи.

Одна из главных задач КСС — создание информационного пространства, в которое вовлечен каждый сотрудник организации. Соцсеть для бизнеса — своеобразный пульс компании: сотрудники осведомлены обо всех событиях и новостях, а руководство может сэкономить на содержании многочисленных средств связи. Вместо организации регулярных рассылок по электронной почте, внутренней газеты, радио, стендов с объявлениями и внутреннего портала можно сосредоточиться на развитии одного полифункционального продукта. В этом случае сотрудники не воспринимают информацию как фоновый шум, как раздражитель, который стоит игнорировать, ведь мобильное приложение позволяет фильтровать информацию: оповещения приходят только об изменениях и значимых новостях, а все активности можно изучить в удобное время.

Кто владеет информацией…

Лента публикаций в КСС дают возможность узнать свежие новости из жизни центрального офиса и филиалов: назначения, анонсы событий, изменения в рабочем графике, достижения и результаты. Создать прозрачную структуру внутри организации помогут настраиваемые новостные ленты по отделам и RSS-потоки: сотрудники подписываются на избранные блоги, отслеживают интересующие их обновления, а также могут в любой момент открыть ленту нужного отдела, чтобы увидеть новости коллег. В принципе, корпоративная социальная сеть демократичный продукт — ее практически не нужно модерировать или наполнять содержимым, потому что активность исходит от сотрудников.

Big Data. Под давлением информационной лавины

Вдохновляющим примером для тех, кто опасается, что КСС станет «виртуальной курилкой» и заслонит собой работу, может стать медицинская компания Humana и ее опыт внедрения корпоративной сети. Продуктом в компании пользуются 26 тыс. человек, соответственно, и групп КСС насчитывает много, — примерно 1200 сообществ самой разной тематики. Притом 70% времени общения в сети сотрудники тратят на обсуждение рабочих тем, а вовсе не на разговоры по душам и личные беседы.

Оптимизация и сокращение издержек

Чтобы внедрение было эффективным и успешным, нужно ставить цели правильно и понимать, как на практике будет использован инструмент. Есть несколько направлений, которые КСС может оптимизировать: снизить издержки и увеличить эффективность рабочего процесса. Основными из них являются:

— Адаптация новых сотрудников. Одна из основных задач HR-менеджера заключается в помощи новым специалистам в период адаптации. Новички сталкиваются с большим объемом информации: организационная структура, принцип ведения дел, зоны ответственности. Сотрудник быстрее вольется в коллектив благодаря КСС, поскольку у него появится возможность получить всестороннюю поддержку и ответы на вопросы в любое время.

— Доступ к знаниям. Кроме документов и файлов, существует огромный пласт информации, которая носит неформальный характер. В КСС сотрудники могут обсудить с коллегами успешные кейсы, попросить совета или внести предложение, устроить мозговой штурм. Все это — «социальные» функции, которые можно реализовать в веб-пространстве. Особенно это полезно для территориально распределенных компаний.

— Оперативность получения новостей. В некоторых сферах, например, производство или ритейл, большая часть сотрудников проводит рабочий день вдали от компьютера. Это становится преградой для укрепления командного духа: коллеги мало общаются с другими отделами, не могут оперативно узнавать об изменениях в компании и практически «выключены» из корпоративных событий. В этом случае важную роль играет мобильное решение, поскольку смартфон всегда под рукой.

— Ускорение процесса согласования и принятия решений. Скорость обмена данными растет, поэтому немногие полагаются на почту при решении экстренных вопросов. Часто диалоги ведутся в мессенджерах или по телефону — так почему бы не делать это с помощью защищенного корпоративного канала?

Проведенные научные исследования, накопленный на данный момент положительный опыт и просто здравый смысл — все свидетельствует в пользу корпоративных социальных сетей как действенного инструмента оптимизации бизнес-процессов. Как компании прошли путь от оранжевых организаций до бирюзовых, среди рабочих решений наблюдается эволюция. Бизнес-инструменты становятся более «социальными», полезными для людей. То, что делает рабочий процесс более эффективным и простым, в чем человек видит ценность, что помогает ему устанавливать контакты с коллегами (выводить их на новый уровень), становится полезным и важным механизмом развития бизнеса и прямо влияет на его результативность.

[simlink]Как бизнесу сэкономить, используя данныеIT-рынок в 2017 году[/simlink]