Время — единственный ресурс, который не восполним. Чтобы часы и минуты не утекали бесцельно, важно научиться планировать дела. Как правильно распорядиться временем, рассказали эксперты.
1. Заведите ежедневник
С покупки ежедневника обычно и начинают те, кто решает проблемы планирования. И тут кроется главная ошибка, допускаемая новичками. Ежедневник не должен стать врагом: выбирайте такую книгу, которую приятно держать в руках. Вы любитель забавных роликов со смешными котятами? Не надо стесняться, купите себе блокнот с милыми пушистиками. Мечтаете о «крутой тачке»? Пусть на обложке ежедневника красуется алый «Феррари» или ослепительно-желтый «Камаро». Ваша главная задача на первом этапе планирования — закрепить у себя желание делать записи в планировщике. И внешний вид блокнота в этом вопросе играет важную роль.
После того, как вы приучите себя к тщательному планированию и регулярному использованию ежедневника, вы заведете себе новую записную книжку, выглядящую дорого и солидно, как и подобает уверенному в себе человеку. Но это потом, а пока получайте удовольствие даже от столь серьезного дела — и купите ежедневник, радующий глаз. Возможно, кроме бумажного блокнота вам понадобится и электронный ежедневник, главное — не тратить на поиск решения время, отведенное на планирование.
2. Записывайте все
В список дел включайте все, что требует временных затрат. На страницах ежедневника должна не просто красоваться запись «09.00 — 12.00 поработать». Распишите по пунктам, что вы должны сделать в этот промежуток: позвонить в ООО «Рога и копыта», записать в таблицу данные для ежемесячного отчета или включить стиральную машинку и прогладить две рубашки.
3. Не забывайте о перерывах
Расписание обязательно должно включать паузы. Небольшие перерывы на отдых жизненно необходимы. Доктора уверяют, что сознательный отказ от отдыха оказывает огромную нагрузку на организм, а в результате ведет к перенапряжению и срывам. А потому в ежедневнике должен быть прописан не только обеденный перерыв, но и другие таймауты на отдых. Выпейте чашку чая или кофе, почитайте почту или просмотрите сообщения от друзей — главное, вы должны отвлечься от выполняемой задачи.
Существует мнение, что распределение времени работы и отдыха должно выглядеть так: 30 минут работы, 5 минут отдыха. Соотношение не столь важно — вы можете делать перерыв каждый час, полтора или каждые сорок минут, главное — чередовать циклы. Не отвлекайтесь на посторонние вопросы во время циклов: в период работы вы не реагируете на телефон и сообщения в мессенджере, а во время перерыва не обдумываете очередные цифры отчета.
4. Делите задачи по срокам исполнения
Соберите все, что вам необходимо сделать в ближайшее время. Для наглядности запланированные дела выпишите на листок. Разделите поставленные задачи на те, которые необходимо сделать срочно, то, что может еще немного подождать, и те, результат по которым вам нужен к концу месяца. Исходя из времени, разнесите дела по разным дням недели и числам месяца — и не отвлекайтесь на вопросы, относящиеся к будущему периоду.
5. Распределяйте задачи по степени важности
После того, как вы разделили задачи по срокам исполнения, возьмитесь за ежедневное планирование: поставленные на день цели необходимо разбить на две группы — важные и не очень. Начните утро с выполнения сложных, требующих серьезных усилий и первостепенных по важности задач. На вечер же лучше оставить несложный вопрос, который не нуждается в тщательном контроле и большом внимании — в этом случае после выполнения последнего дела у вас останется чувство удовлетворенности и приятного завершения дня с гордостью за самого себя.
6. Откажитесь от лишнего
Лишнее — это чтение новостей, проверка новых сообщений в «Одноклассниках» или срочный звонок подруги, которая прямо сейчас выбирает туфли к новому платью и требует совета. Эти дела, важны для вашей социальной и личной жизни, однако посвятите им перерывы, а не рабочие часы и минуты. Минута — слишком ценный ресурс, чтобы позволить себе растрачивать ее неэффективно.
7. Обозначьте цели
Обязательно проговаривайте мысленно, для чего вы делаете ту или иную работу. В вашем to-do листе не должно быть бессмысленных и бесцельных дел. Вы составляете отчет? Для чего — для корректировки планов на следующий месяц или сезон; звоните заказчику — для уточнения вопросов доставки; читаете эту статью — чтобы научиться планировать время.
8. Делегируйте полномочия
Внимательно перечитайте список запланированных дел. Что из этого можно поручить другим? Отрегулировать вопрос доставки может логист, составить запрос — помощник менеджера, а купить хлеб — кто-то из домашних по дороге домой, если магазин в соседнем подъезде. Даже если делегируемый вопрос — мелочь, перепоручите его другим. Подобные мелочи здорово загружают день и мешают выполнению других, по-настоящему важных дел.
9. Учитывайте падение работоспособности
Составляя график, сознательно вносите в него время снижения уровня вашей работоспособности. Вы не в силах сосредотачиваться на важных задачах сразу после обеда? Не пугайтесь — дело не в вашей лени, это физиологическая особенность организма. Распределите дела так, чтобы на первые полчаса после ланча не заниматься ничем важным и не требующем концентрации внимания. Вы — явный жаворонок? Не оставляйте требующие больших умственных усилий дела на вторую половину дня; совам же, наоборот, основную часть работы, заставляющей «напрягать мозг», стоит перенести на послеобеденное время или вечер.
10. Хвалите себя
Хвалите себя за каждое выполненное дело, отмеченное в ежедневнике — можно мысленно сказать себе «молодец!», а можно и наградить себя шоколадом или просмотром новой серии любимого сериала. Даже столь наивная похвала помогает в выполнении дел и поднимает самооценку. Не жалейте для себя похвалы, это важно.
Игорь Илюхин резюмирует: «Сделали? Теперь приступайте к планированию! Возьмите за основу ту систему, которая вам понравилась, и начинайте подстраивать ее под себя. Нет универсальной системы планирования, которая подошла бы каждому. Поймите, что это лишь инструмент для достижения целей, а инструмент нужно подбирать индивидуально. Чтобы он был удобный, чтоб подходил вам. Но если вы сделали, о чем мы говорили выше, у вас все обязательно получится».
Чтобы определиться с выбором онлайн-кассы, нужно понимать, какие виды представлены сегодня на рынке, и на какие важные параметры, учитывающие особенн...
Продюсер онлайн-курсов - относительная новая профессия, официально пока не признанная, но вызывающая интерес. В рекламе обучающих курсов нам обещают...
9 июля ЦБ РФ на встрече с профучастниками рынка обсуждал дальнейшее регулирование доступа на финансовые рынки для физлиц. Суть изменений, которые пре...
«Открой онлайн-школу за 2 недели!», «Как открыть онлайн-школу с нуля и за один день» — такие заявления мы все не раз встречали в рекламе. Стоить ли и...
Умная подписка
на новые материалы
Умная подписка
на новые материалы